監査の前に訓練を実施したいとき：短期間で準備するポイント
更新日：2026年9月27日 作成：メール訓練比較ラボ 編集部（調査の方法と編集の方針）
なぜ「監査の前に急いで」が起きるのか
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマーク（Pマーク）の審査、社内監査、取引先からのセキュリティ監査では、社員への教育をどう行っているかを説明する場面があります。そのとき、「計画には訓練と書いてあるのに、今年はまだ実施していない」と気づいて、急いで準備を始めるケースがあります。
背景には、次のような事情があります。
- 年間計画に訓練を入れていたが、日常の業務で後回しになっていた
- 前の担当者が実施していて、やり方が引き継がれていなかった
- 使っていた訓練サービスが終わり、次のサービスが決まっていなかった
ISMSやPマークの教育に関する要求事項と訓練の関係は「ISMS・プライバシーマークと標的型メール訓練」で解説しています。自社の規程や年間計画に訓練を入れている場合は、その計画どおりに実施したかが確認の対象になります。
放っておくと困ること
- 計画と実績が合わない：規程や計画に書いたことを実施していないと、その理由と今後の対応を説明する必要が出てくる
- 記録が足りない：訓練をしても、計画や結果、その後の教育の記録が残っていなければ、実施したことを示しにくい
- 急ぎすぎて混乱する：社内への連絡や配信の設定を省くと、問い合わせが殺到したり、訓練メールが届かなかったりする
IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、すべての役職員に意識向上の教育を定期的に行い、実施記録を保管し、理解度と受講状況の評価結果を踏まえて改善することを勧めています。監査のためだけでなく、この「実施→記録→改善」の流れを作ることが大切です。
対策とサービスの選び方
1. 監査の日から逆算して日程を決める
まず、監査の日から逆に数えて、次の順に日程を置きます。
| 順番 | やること |
|---|---|
| 1 | 目的・対象者・実施期間を決め、経営層の承認をとる |
| 2 | サービスを選び、申し込む |
| 3 | 訓練メールが届くように許可リストを設定し、テスト配信する |
| 4 | 本番の配信をする |
| 5 | 結果を集計し、種明かしと教育をする |
| 6 | 結果と改善策をまとめ、記録を整える |
見落としやすいのが、5と6の時間です。配信した日で終わりではなく、結果の集計と教育、改善策のまとめまでを監査の前に終えられるように計画してください。
2. 目的と範囲を小さく決める
短期間で実施する場合は、欲張らないことが大切です。
- 目的を1つに絞る（例：不審なメールを報告する行動が定着しているかを確かめる）
- 文面は1〜2種類にする
- 対象者は全員が理想だが、難しければ対象の範囲とその理由を記録する
範囲を絞った場合は、次回に全体へ広げる計画もあわせて残しておくと、改善の流れとして説明しやすくなります。
3. すぐ始められるサービスを選ぶ
短期間で実施するときは、サービスを次の点で比べます。
- 申し込みから配信までに、どのくらい時間がかかるか
- 用意された文例から選ぶだけで配信できるか
- 許可リストの設定手順が、自社のメール環境向けに用意されているか
- 結果の報告書を、そのまま記録として使える形で出せるか
- 訓練後の教育（動画や解説ページ）が付いているか
運用の形には、自社で配信する「ツール型」と、提供元が配信や集計を行う「配信代行型」があります。担当者の手が空いていない場合は、配信代行型のほうが進めやすいこともあります。各サービスの違いは比較表で確認できます。
4. 配信の設定をテストする
急いでいても、テスト配信は省かないでください。訓練メールが迷惑メールとして止められると、結果そのものが意味をなさなくなります。担当者自身や少人数にテスト配信し、受信箱に届くか、リンクや報告の仕組みが動くかを確かめます。
5. 残しておく記録
監査で説明するときに備えて、次の記録を1つのフォルダにまとめておきます。
- 訓練の計画（目的、対象者、実施期間、文面の種類、承認した人）
- 配信の記録（配信日時、配信した人数）
- 結果（開封、クリック、報告などの集計）
- 訓練後の教育の記録（内容、実施日、対象者）
- 結果から決めた改善策と、次回の予定
個人別の結果を記録として出す場合は、見られる人の範囲に注意してください。部署別の集計で足りるのか、何を提出するかは、監査の担当者に事前に確認しましょう。
6. 説明の準備をしておく
記録をそろえたら、監査で聞かれたときに答えられるように、要点を短くまとめておきます。
- なぜこの時期に、この内容で実施したのか
- 結果から何がわかったのか（よかった点と、課題）
- 課題に対して、どんな教育や対策をしたのか
- 次回はいつ、何を変えて実施するのか
数字の良し悪しを説明するよりも、結果を受けて何をしたか、次にどうするかを説明できることが大切です。結果の見方は「訓練の結果の見方」で解説しています。
7. 次の年の計画に入れる
監査が終わったら、同じことを来年くり返さないように、年間計画に訓練の実施月を書き入れておきます。監査の時期から逆算して、余裕のある月を選ぶと、次回は急がずに準備できます。今回まとめた手順と記録のフォルダは、そのまま次回のひな形として使えます。
こんな場合は早めに動く
- 監査の日まで、配信から教育までの時間がとれるか微妙
- 使うサービスがまだ決まっていない
- メールの受信設定を外部の業者に頼んでいる
- 社内に、訓練を初めて受ける人が多い
これらに当てはまる場合は、すぐに経営層と相談して日程を決めてください。監査の日までに全部を終えられないときは、「いつ何をするか」の計画と、実施済みの部分の記録を用意しておくことが、説明の材料になります。
よくある疑問
Q. 監査の直前に1回だけ実施しても意味がありますか？
A. 1回でも、社員の現状を知るきっかけになります。ただし、結果から改善策を決め、次回の予定を立てるところまで記録に残すことが大切です。「監査のために1回だけ」にせず、年間計画に組み込みましょう。
Q. 結果が悪いと、監査で不利になりませんか？
A. 訓練は、弱いところを見つけて改善するために行うものです。結果の数字だけでなく、その結果を受けてどんな教育や対策をしたかを示せるようにしておきましょう。
Q. 抜き打ちで実施すべきですか？
A. 目的によります。短期間での実施では、社内の混乱を避けるために、経営層や問い合わせを受ける部署に事前に伝えておくのがおすすめです。考え方は「訓練は予告する？抜き打ちにする？」で解説しています。
Q. 前の担当者のときの記録が見つかりません。どうすればよいですか？
A. 見つからないものは、無理に作り直さないでください。今回の訓練から記録の形を整え、過去の分は「どこまで確認できたか」をメモに残しておきます。前に使っていたサービスの管理画面に記録が残っていないかも確認しましょう。
Q. 訓練後の教育は、どの程度行えばよいですか？
A. 少なくとも、訓練メールのどこが怪しかったかを全員に伝え、クリックした人には短い教育を案内します。フォローの仕方は「種明かしと訓練後の教育」を参考にしてください。
まとめ
- 自社の規程や年間計画に訓練を入れている場合は、計画どおりに実施したか、記録が残っているかが説明の材料になります
- 監査の日から逆算し、配信だけでなく、集計・教育・改善策のまとめまでを日程に入れましょう
- 目的と範囲を小さく決め、すぐ始められて報告書を記録に使えるサービスを選びます
- 計画・配信・結果・教育・改善策の記録を1か所にまとめ、「実施→記録→改善」の流れを作りましょう
参考にした情報
記事の内容は2026年9月27日時点の情報です。サービスの料金・機能は比較表で確認できます。