不審メールの報告窓口と流れの作り方：誰に・何で・何を報告するか

不審メールの報告の流れとは

不審メールの報告の流れとは、社員が「怪しい」と感じたメールを受け取ったときに、誰に、どの方法で、何を伝えるかと、報告を受けた側が何をするかを、あらかじめ決めておいたものです。

IPA（情報処理推進機構）の「企業組織を狙う攻撃メールの手口とその対策」（2026年8月）は、不審メールが届いたときにシステム部門などへ報告するルールを定め、報告先と報告の書式を決めておくよう勧めています。また、フィルタをすり抜けて届いたメールを社員が報告することも「攻撃の検知」の一つだと位置づけています。

経済産業省の「情報セキュリティ管理基準（令和7年改正版）」も、情報セキュリティ事象（セキュリティ上の問題が起きている疑いのある出来事）を、適切な経路で遅れずに報告する仕組みを設けることを求めています。報告の手順と連絡先を全員に知らせること、報告の仕組みは簡単で使いやすく、いつでも使えるものにすることも書かれています。

標的型メール訓練で「報告」を確かめるには、まずこの流れができている必要があります。

報告の流れを組み立てる要素

誰に報告するか（窓口）

窓口は1つにまとめるのが基本です。報告先が「上司」「情報システム部門」「総務」と人によって違うと、情報が集まらず、同じメールが社内に何通届いているかもわかりません。

IPAの2017年の呼びかけでは、会社のアドレスで不審なメールを受け取った場合、各自で送信元に確認するのではなく、システム管理部門やセキュリティの責任者など、内部の決められた部門に報告するべきだとしています。上司に相談する運用にする場合も、「上司から窓口へ転送する」ところまで決めておきます。

何で報告するか（方法）

報告の方法は、主に次の3つです。

方法	特徴
メールソフトの報告ボタン	押すだけで元のメールごと窓口に届く。社員の手間が少ない
専用アドレスへの転送	どのメール環境でも使える。転送のしかた（添付として転送するか）を決めておく
電話・チャット	急ぎのとき、リンクを押してしまったときに向く。あとでメールの転送も頼む

報告ボタンの設定は、使っているメール環境によって異なります。「Microsoft 365 で訓練するときのポイント」「Google Workspace で訓練するときのポイント」も参考にしてください。

何を報告するか（書式）

IPAの資料は、報告の書式に次の内容を入れるよう挙げています。

• 受信日時
• 送信元
• URLリンク・添付ファイルの有無
• URLリンクをクリックしたか、添付ファイルを開いたか

報告ボタンや転送なら、日時や送信元はメールそのものからわかります。社員に書いてもらうのは「リンクを押したか、添付を開いたか」の1点だけ、と決めておくと、報告のハードルが下がります。

開いてしまったときの初動

報告の流れには、「うっかり操作してしまった場合」も含めます。IPAの資料は、初動の例として次の2つを挙げています。

• 偽のサイトにパスワードを入力した場合は、すぐに変更する（同じパスワードをほかのサービスで使っていれば、そちらも変える）
• 添付ファイルを開いた場合は、パソコンをネットワークから切り離す

そのうえで、システム管理者やセキュリティ担当者に連絡して指示を受けます。「開いてしまったら、まず報告」と伝えておくことが大切です。

進め方と注意点

受けた側の対応を決めておく

報告が集まっても、受けた側の動きが決まっていなければ意味がありません。IPAの資料は、報告を受けた管理者が行うこととして、次のような内容を挙げています。

• 必要に応じて本人に状況を聞き、パソコンのフルスキャンや不正な通信の確認を行う
• 報告されたメールの危険度に応じて、全役職員に注意を呼びかける
• メールフィルタにルールを追加する
• 取引先への影響など被害が広がるおそれがある場合に、セキュリティの責任者へ上げる判断基準を決める

また、経済産業省の管理基準は、報告した人に、対応が終わったあと可能な範囲で結果を知らせる手続も求めています。「報告してくれてありがとう。今回は○○でした」と返すことが、次の報告につながります。

夜間・休日の扱い

管理基準は、報告の仕組みを「いつでも利用できるもの」にするよう求めています。担当者が不在の時間でも、報告を受け付けることと、すぐに対応することは分けて考えられます。

• 報告ボタンや専用アドレスは、時間に関係なく受け付けられるようにしておく
• 「リンクを押した」「添付を開いた」「パスワードを入れた」ときの連絡先（当番の電話番号など）を決めておく
• それ以外の報告は、翌営業日に確認する、と社内に明示しておく

社員が「夜に報告しても誰も見ていない」と感じると、翌朝まで放置されがちです。何をどこまで受け付けるかを、あらかじめ伝えておきましょう。

訓練メールと本物の区別

訓練の期間中も、社員には訓練か本物かを判断させず、すべて同じ窓口に報告してもらうのが基本です。社員が「どうせ訓練だろう」と考えるようになると、本物の攻撃メールを見逃すおそれがあるためです。

区別は、報告を受けた側で行います。

• 訓練の担当者は、訓練メールの送信元や件名、配信日時の一覧を窓口と共有しておく
• 一覧と合わない報告は、訓練中であっても本物として通常の手順で対応する
• 訓練メールへの報告には、訓練期間中は定型の返信をし、種明かしのあとでお礼を伝える

IPAの2017年の呼びかけは、訓練の目的の例として、報告を受けるまでの時間を測ることや、報告が多数寄せられたときに対応完了までの作業の流れに問題がないかを確かめることを挙げています。訓練は、窓口の側の練習の機会でもあります。

周知と見直し

流れを決めたら、社員に知らせます。IPAの資料は、報告手順の周知を教育・研修の中に含め、訓練では報告を手順どおりに行うところまで演習するよう求めています。

• 報告の方法と窓口を1枚にまとめ、社内ポータルなどに置く
• 訓練の種明かしのときに、報告の方法をもう一度伝える
• 訓練の結果から、報告までの時間や、報告されなかった理由を振り返り、流れを直す

報告の数や時間の見方は「報告率とは」、種明かしでの伝え方は「種明かしと訓練後の教育」で解説しています。報告を集めやすい訓練サービスの条件は「報告できる組織を作るための選び方」も参考にしてください。

まとめ

• 報告の流れは「誰に・何で・何を」と「受けた側の対応」をセットで決める
• 窓口は1つにまとめ、方法は報告ボタン・転送・電話などから、社員の手間が少ないものを選ぶ
• 書式は受信日時・送信元・リンクや添付の有無・操作したかどうか。社員に書いてもらう項目は最小限にする
• 受けた側は、状況の確認、注意喚起、フィルタの追加、上に上げる基準を決め、報告者に結果を返す
• 夜間・休日も受け付けは止めず、操作してしまった場合の連絡先を決めておく
• 訓練か本物かの判断は社員にさせず、窓口の側で一覧と照合して区別する